Le site factoxrh.fr et l’application ats.factoxrh.fr sont édités par :
Björn MORESTIN, en sa qualité de Président
FACTOxRH SAS
Forme juridique : Société par actions simplifiée (SAS)
Capital social : 1 000 €
Numéro SIRET : 94166043300017
RCS : 941 660 433 R.C.S. Annecy
Numéro de TVA intracommunautaire : FR65941660433
Siège social : 11 montée de Novel, 74940 Annecy
Email : contact@factoxrh.fr
Directeur de la publication : Björn MORESTIN

Les sites factoxrh.fr et l’intégralité des sous-domaines sont hébergés par :
Hostinger International, Ltd
61 Lordou Vironos Street, Ermou 9
Lemesos 3091, Chypre
Site web : https://www.hostinger.com
Hostinger International Ltd agit en tant que sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. Les serveurs utilisés pour l’hébergement de l’application ATS sont situés dans l’Union européenne (Lituanie, Pays-Bas).

Tous les éléments du site factoxrh.fr et de l’application ats.factoxrh.fr, incluant, mais sans s’y limiter, les textes, images, vidéos, logos, icônes, code source et autres éléments, sont protégés par les lois françaises et internationales sur le droit d’auteur et la propriété intellectuelle.
Toute reproduction, distribution, modification, transmission ou utilisation de ces éléments, sans autorisation préalable écrite de FACTOxRH SAS, est strictement interdite et peut donner lieu à des poursuites civiles et pénales.

Responsable du traitement
FACTOxRH SAS
11 montée de Novel, 74940 Annecy
Contact : contact@factoxrh.fr

Données traitées
Dans le cadre de son activité de cabinet de recrutement, FACTOxRH SAS collecte et traite les catégories de données suivantes :

• Données d’identification (nom, prénom, date de naissance le cas échéant)
• Données de contact (email, téléphone, adresse postale)
• Données professionnelles (CV, parcours, formations, compétences, prétentions salariales, disponibilité)
• Notes d’entretien et appréciations rédigées par les consultants
• Données de navigation (logs serveur, adresse IP, horodatage de connexion)

Finalités

• Gestion du processus de recrutement (sourcing, qualification, présentation à des employeurs)
• Constitution et maintien d’un vivier de talents (talent pool)
• Communication avec les candidats et les entreprises clientes
• Aide à la décision par intelligence artificielle (voir section 5)
• Sécurité de l’application et journalisation technique
• Obligations comptables et fiscales

Bases légales

• Consentement (art. 6.1.a RGPD) : pour la conservation du CV dans le talent pool et le traitement par IA.
• Exécution d’un contrat ou mesures précontractuelles (art. 6.1.b) : pour la mise en relation candidat / employeur.
• Intérêt légitime (art. 6.1.f) : pour la gestion opérationnelle du processus de recrutement, la sécurité du système, et la prospection BtoB.
• Obligation légale (art. 6.1.c) : conservation des pièces comptables.

Durées de conservation

• Dossier candidat actif : durée du processus de recrutement.
• Vivier de talents (candidat non placé) : 2 ans à compter du dernier contact, sauf consentement explicite renouvelé.
• Notes d’entretien et analyses IA : adossées à la durée de conservation du dossier candidat.
• Données comptables / facturation : 10 ans (obligation Code de commerce).
• Logs techniques : 12 mois maximum.
• Logs et caches API des sous-traitants IA : selon leurs politiques (voir section 5), de 0 à 30 jours selon le fournisseur.

Vos droits
Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d’accès à vos données
• Droit de rectification
• Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)
• Droit à la limitation du traitement
• Droit à la portabilité
• Droit d’opposition au traitement, y compris au traitement par IA
• Droit de définir des directives post-mortem
• Droit de retirer votre consentement à tout moment
• Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

Pour exercer ces droits, contactez-nous à contact@factoxrh.fr. Nous répondons dans un délai d’un mois maximum.

Sous-traitants principaux
FACTOxRH SAS a recours aux sous-traitants suivants, sélectionnés pour leur niveau de garantie en matière de protection des données :

Chacun de ces sous-traitants est lié à FACTOxRH SAS par un contrat conforme à l’article 28 du RGPD (Data Processing Addendum).

L’application ATS de FACTOxRH SAS utilise des systèmes d’intelligence artificielle dits « modèles de langage » (LLM) pour assister les consultants dans les tâches suivantes :

• Extraction structurée des informations d’un CV au format PDF
• Synthèse des notes d’entretien
• Rédaction d’ébauches de mails de prise de contact
• Anonymisation de profils pour présentation à des entreprises prospects
• Suggestion de cibles d’entreprises en cohérence avec un profil candidat
• Aide au matching entre les candidats du vivier et des missions ouvertes
• Transcription et mise en forme de notes vocales du consultant

Fournisseur principal pour les traitements de données personnelles
Les traitements impliquant des données personnelles candidat ou client (CV, notes nominatives, contenu de mails) sont effectués par Mistral AI SAS, société française dont le siège social est à Paris. L’intégralité du traitement est réalisée sur son infrastructure située en Union européenne, sans aucun transfert hors UE.

Le Data Processing Addendum (DPA) au sens de l’article 28 du RGPD a été accepté lors de la souscription au service. Référence : https://legal.mistral.ai/terms/data-processing-addendum.

Fournisseur pour la transcription audio
L’étape de conversion audio vers texte des notes vocales du consultant est réalisée par Groq Inc. (Mountain View, États-Unis), exécutant le modèle Whisper. Ce traitement est encadré par les Clauses Contractuelles Types (SCCs) de la Commission européenne. Aucune note vocale n’est conservée par Groq au-delà de la durée du traitement de la requête (< 1 minute).

Absence de décision automatisée
Conformément à l’article 22 du RGPD, les traitements par IA mis en œuvre au sein de l’ATS sont des outils d’aide à la décision. Aucune décision produisant des effets juridiques ou affectant de manière significative un candidat n’est prise sur le seul fondement d’un traitement automatisé. La décision finale de présentation, de rejet ou de placement d’un candidat est prise par un consultant humain de FACTOxRH SAS.

Absence d’entraînement sur vos données
Aucune des données personnelles transitant par les API de Mistral AI ou de Groq n’est utilisée pour entraîner ou améliorer les modèles d’intelligence artificielle de ces fournisseurs. Cet engagement contractuel figure dans leurs DPA respectifs.

Droit d’opposition spécifique
Conformément aux articles 21 et 22 du RGPD, vous pouvez à tout moment vous opposer au traitement de vos données par les systèmes d’intelligence artificielle de l’ATS. Dans ce cas, votre dossier sera traité exclusivement par voie manuelle par nos consultants. Pour exercer ce droit : contact@factoxrh.fr.

Le site factoxrh.fr et l’application ats.factoxrh.fr utilisent un nombre très limité de cookies, classés comme suit :

Cookies strictement nécessaires (exemptés de consentement)

• Cookie de session d’authentification de l’application ATS, déposé après connexion par l’administrateur du cabinet. Durée : la session de navigation. Sans ce cookie, l’application ne peut pas fonctionner.
• Token CSRF de protection des formulaires.

Cookies de mesure d’audience anonymisée
Le site n’utilise actuellement aucun outil de mesure d’audience tiers (pas de Google Analytics, pas de Meta Pixel, pas de Hotjar, etc.). Aucune donnée de navigation n’est partagée avec des plateformes publicitaires ou analytiques.

Cookies de tiers
Le site n’utilise aucun cookie tiers à des fins publicitaires ou de profilage.

Gestion de vos préférences
Vous pouvez à tout moment configurer votre navigateur pour bloquer ou supprimer les cookies. Cette manipulation peut empêcher la connexion à l’application ATS si le cookie de session est désactivé.

FACTOxRH SAS s’efforce d’assurer au mieux de ses possibilités l’exactitude et la mise à jour des informations diffusées sur ses sites. FACTOxRH SAS ne saurait toutefois être tenue responsable des dommages directs ou indirects résultant de l’accès ou de l’utilisation des sites, notamment en cas de virus, de perte de données, ou d’incompatibilité avec des configurations spécifiques du matériel de l’utilisateur.

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Les présentes mentions légales sont régies par le droit français. En cas de litige, et après échec d’une tentative de résolution amiable, compétence exclusive est attribuée aux tribunaux d’Annecy.

FACTOxRH SAS se réserve le droit de modifier les présentes mentions légales à tout moment, notamment pour refléter une évolution de ses sous-traitants techniques ou de la réglementation applicable. Il est conseillé aux utilisateurs de consulter régulièrement cette page. La date de dernière mise à jour figure en tête de document.